Digital Asset Management (DAM): Was es ist, wie es funktioniert und warum es für Unternehmen unverzichtbar ist

1.             Was ist ein Digital Asset Management?

Digital Asset Management (DAM) bezeichnet die Verwaltung, Pflege und Bereitstellung von digitalen Inhalten wie Bilder, Videos, Dokumente, Grafiken, 3D- oder Audiodateien. Ein DAM-System stellt damit sicher, dass sämtliche in einem Unternehmen vorgehaltene digitale Assets, wie zum Beispiel Bilder, PDFs oder Zeichnungen zentral gespeichert und den entsprechenden Datenempfängern zur Verfügung gestellt werden. Datenempfänger können auf der einen Seite Geschäftspartner sein wie ein Lebensmitteleinzelhändler oder aber auch der eigene Webshop.

Die Menge an Daten ist in den vergangenen Jahren stark angewachsen – das gilt für Unternehmen jeglicher Art und Branche. Um da weiterhin den Durchblick zu behalten, ist die Implementierung einer Digital Asset Management-Lösung für Unternehmen unabdingbar geworden. Dabei ist wichtig, auf das richtige System zu setzen – um bei der Auswahl der richtigen DAM-Software keine grundlegenden Fehler zu machen, gibt es daher einige Dinge zu beachten.

Die Gründe für das Datenwachstum sind vielschichtig – zum einen nimmt die Anzahl an Ausgabekanälen immer weiter zu, was die Bereitstellung von anforderungsgerechtem Content unerlässlich macht. Content für TikTok muss anderen Anforderungen ensprechen als Content für eine Werbeplakatkampagne in Innenstäden. Zum anderen werden immer mehr digitale Assets und Dateiarten zur Verfügung gestellt – beispielsweise sind Fashion- oder Beautyunternehmen auf umfangreiches Bild- und Vidoematerial angewiesen, um sich im globalen digitalen Handel von ihren Wettbewerbern abzuheben, und viele Produkte wie Maschinen oder Glühlampen werden mittlerweile mit eigener Software verkauft. Damit steigt die Komplexität im Management und in der Distribution von Content stetig an, was einen erheblichen Einfluss auf den Ressourcenverbrauch und die Qualität des Contents haben kann. Ein weiterer Grund für die steigenden Datenmengen ist die Möglichkeit, durch generative KI quasi per Knopfdruch schnell und kostengünstig weiteren Content zu schaffen, was die Quantität enorm erhöht.

Für die Unternehmen bedeutet das, dass sie eine geeignete Softwarelösung brauchen, die sie dabei unterstützt, ihre Kreations-, Pflege- und Distributionsprozesse bestmöglich zu optimieren – und genau hier kommt das Digital Asset Management (DAM) ins Spiel.

2.    Das Wichtigste zusammengefasst

• Digital Asset Management (DAM) ist eine Basistechnologie. Die Produktkommunikation ist ein Thema, das Unternehmen sämtlicher Branchen betrifft. Mit zunehmender Anzahl an Kommunikationskanälen steigt auch der Bedarf an einer effektiven Managementlösung für digitalen Content.
• Jedes Unternehmen hat individuelle Anforderungen an ein Digital Asset  Management (DAM) System. Von der Strukturierung der Inhalte über den Entstehungsprozess von Content bis hin zur Syndizierung von Produkt- Content in die verschiedenen Kanäle: Jedes Unternehmen hat ganz spezifische Arbeitsabläufe und Workflows rund um die Erstellung, Pflege und Distribution von Produkt Content. Die eingesetzte DAM-Lösung muss optimal auf die Bedürfnisse der Anwender eingestellt sein, um den größtmöglichen Mehrwert zu schaffen.
• Zukunftsfähige Lösungen für höhere Skalierbarkeit und Flexibilität. Moderne DAM-Systeme stellen die nächste Evolutionsstufe von einfachen Bilddatenbanken dar. Durch Cloud-native Technologien und API-First-Ansatz ermöglichen sie eine tiefgreifende Vernetzung von Systemen, Prozessen und Content und ermöglichen damit als echte Datendrehscheiben eine enorme Steigerung der Qualität, Produktivität und Effizienz.

Tipp: Durch die Zentralisierung und Harmonisierung von digitalen Inhalten können Unternehmen mithilfe von modernen DAM-Systemen hohe Effizienzgewinne realisieren. Die Ergebnisse der unabhängigen Total Economic Impact™ (TEI)-Studie von Forrester Consulting sprechen für sich: Unternehmen, die Sharedien einsetzen, erzielten eine Kapitalrendite (ROI) von 168 %.

3.    So funktioniert Digital Asset Management (DAM)

Eine Digital Asset Management-Lösung speichert digitale Inhalte und stellt sie nachfolgenden Systemen oder Datenempfängern wie Online-Shops oder Handelspartnern in der Form zur Verfügung, die sie brauchen. Beispiele für digitale Inhalte sind Fotos, Videos, Grafiken wie Logos oder Schaubilder, 3D-Bilder, CAD-Dateien oder Dokumente wie Gebrauchsanweisungen, Zertifikate oder Bedienungsanleitungen. Auch Schriften, Audiodateien, Vergleichstabellen oder Unternehmenspräsentationen zählen dazu. Im Prinzip verwalten DAM-Lösungen alle Arten von Dateien an einem einzigen zentralen Ort im Unternehmen.

Wachsende Datenmengen machen DAM-Lösungen unerlässlich

In vielen Unternehmen ohne eine geeignete DAM-Technologie werden digitale Assets meist lokal in verschiedensten Ordnern gespeichert und liegen häufig in zahlreichen unterschieldlichen Versionen vor. Das macht es fast unmöglich, einen transparenten Überblick über die digitalen Inhalte zu behalten und die Qualität des Contents zu gewährleisten. Oftmals werden die richtigen Bilder stundenlang gesucht und schlussendlich teuer erneut produziert. DAM-Systeme lösen dieses Problem, indem sie diesen Content zentral und effizient verwalten. Gerade bei den hohen Mengen an Medien und digitalen Inhalten, die es heute braucht, um die Anforderungen aller Ausgabekanäle und Datenempfänger zu bedienen, ist der Bedarf an einer solchen Lösung hoch. Beispielsweise verlangen die Vorgaben des eigenen Online-Shops nach einem quadratischen Produktbild im PNG-Format, während der Handelspartner das gleiche Bild im 3:4-Format als JPEG verlangt. Eine moderne DAM-Lösung hält nicht nur das Originalbild vor, sondern ist auch dazu in der Lage, entsprechende Derivate anforderungsgerecht und im Idealfall sogar automatisiert zu erstellen und an die relevanten Kanäle zu verteilen. Und, mit einem Digital Asset Mangement (DAM) System, erhalten alle Zugang zu diesen Bilder – mit einem Klick.

Warum eine anforderungsgerechte Systemkonfiguration so wichtig ist

Moderne DAM-Lösungen können heute viel mehr als nur verwalten.  Das Sharedien DAM-System unterstützt den Content-Erstellungsprozesse und sorgt mithilfe von klaren Rollen- und Rechtezuordnungen für Sicherheit auch in der Zusammenarbeit mit externen Nutzern wie Agenturen oder Designern. Darüber hinaus bietet Sharedien eine Überwachungsfunktion für Bild- und Videolizenzen, wodurch kostspielige Verstöße von vornherein vermieden werden können. Auch in der Content-Verteilung unterstützt Sharedien durch zahlreiche Integrationen mit Online-Plattformen wie Amazon, gängigen Shopsystemen oder globalen Datenpools. All diese technischen Möglichkeiten sind nicht für alle Unternehmen gleichermaßen relevant, weshalb eine genaue Dokumentation der eigenen Anforderungen maßgeblich ist für die Auswahl des richtigen Systems und dessen Konfiguration.

Wie Metadaten Ordnung in unstrukturierte Daten bringen

Traditionelle DAM-Systeme basieren auf Ordnern – den gleichen strukturgebenden Elementen wie klassische Bilddatenbanken oder File-Systemen. Das Problem dieses Verwaltungsdesigns ist, dass digitale Inhalte häufig nicht nur einem Ordner zugewiesen werden können, sondern mehreren gleichzeitig, was eine redundante Datenhaltung mit sich bringt. Eine solche hierarchische Datenverwaltung ist für moderne Anforderungen der Produktkommunikation, die eine zunehmende Vernetzung von Content erfordert, ungeeignet. Generische Datenmodelle, die die unterschiedlichen Elemente über Metadaten und Relationen ordnet und miteinander verknüpft, bieten ein flexibles und skalierbares Fundament für die Asset-Verwaltung. Wichtig dafür ist allerdings ein klares Metadatenmanagement mit eindeutiger Governance – moderne DAM-Systeme unterstützen das durch entsprechende Taxonomien, Regeln und Validierungsprozessen.

DAM als zentraler Bestandteil einer ganzheitlichen Wertschöpfungskette

Um den größtmöglichen Mehrwert zu bieten, müssen DAM-Lösungen nicht nur in die Kreationsprozesse eingebunden und mit moderner Headless-Architektur alle relevanten Ausgabekanäle bedienen – auch eine reibungslose Vernetzung mit PIM, PXM, MDM und CMS ist wichtig, um die betrieblichen Abläufe so effizient wie möglich zu gestalten und das Beste aus den Datenprozessen herauszuholen. Genau diese reibungslose Integration ist eine der Stärken des Sharedien DAM: Vor allem bei der Produktkommunikation ist Schnelligkeit, Zuverlässigkeit und Qualität gefragt – das gilt nicht nur in wettbewerbsintensiven Branchen. Eine kurze Time-to-Market ist essenziell für die Wirtschaftlichkeit und Sicherung der eigenen Marktposition. Die Grundlage dafür schaffen echte End-to-end Datenprozesse vom Onboarding beziehungsweise von der Erstellung von Produkt Content über dessen Pflege und Anreicherung bis hin zur Ausleitung. Und damit nicht genug: Feedback aus dem Online-Shop sowie Digital Shelf Analytics-Ergebnisse müssen nahtlos in diese digitale Wertschöpfungskette zurückgeführt werden, um die Produktbotschaften laufend zu optimieren. Daher ist es wichtig, bei der Auswahl eines DAM-Systems auf einen API-First-Ansatz sowie auf native Schnittstellen und Partnerschaften mit relevanten komplementären Technologieanbietern zu achten.

4.    Zentrales Content Management: Das sind die Vorteile von DAM

Der globale digitale Handel ist in ständigem Wandel – Wettbewerb, Kundenerwartungen und Regeln verändern sich laufend. Unternehmen müssen die Voraussetzungen dafür schaffen, diese Veränderungen mit flexibel anpassbaren Produktkommunikationsprozessen aufzufangen. Moderne DAM-Systeme sorgen als zentrale Datendrehscheibe für die notwendige Agilität und Skalierbarkeit.

Zentralisierung

Besonders größere Unternehmen mit unterschiedlichen Standorten, Geschäftsbereichen und Länderorganisationen stehen vor der Herausforderung, die eigene Kommunikation zuverlässig zu kontrollieren und zu steuern. Eine zentrale DAM-Lösung wie Sharedien ermöglicht es allen Organisationsbereichen, auf eine einzige Datenwahrheit zuzugreifen und damit Risiken der Produkt- und Unternehmenskommunikation vorzubeugen.

Markenkonsistenz

Dank dieser Zentralisierung und DAM-Features wie das Bereitstellen von Brand Portals ergibt sich ein weiterer wichtiger Vorteil für die Kommunikation: Konsistenz. Konsistente Produkt- und Markenbotschaften sind die wichtigsten Zutaten für einen erfolgreichen Markenaufbau und sorgen für mehr Vertrauen bei der Zielgruppe. Das ist nicht nur wichtig für die langfristige Markenstrategie, sondern wirkt sich dank optimierter Kundenerlebnisse auch kurzfristig positiv auf die Conversion aus.

Effizienzsteigerung

Der Content-Erstellungsprozess kann schnell sehr komplex werden. Review- und Freigabeprozesse, unterschiedliche Rollen und Verantwortlichkeiten sowie externe Nutzer wie Agenturen, Fotografen und Designer müssen optimal gesteuert werden, um die Aufwände zu reduzieren. Moderne DAM-Systeme wie Sharedien verfügen über leistungsstarke Workflow Engines, die für effiziente Content-Prozesse, klare Verantwortlichkeiten und eine optimale Datenqualität sorgen. Kollaborationstools wie Sharedien Workspaces bieten sogar eine zentrale Anlaufstelle für Kreativprojekte, die die Zusammenarbeit besonders intuitiv und effizient gestalten.

Flexibilität

Ein weiterer wichtiger Vorteil einer modernen DAM-Lösung ist seine Flexibilität was den Wandel der umliegenden Technologiearchitektur betrifft. Die Infrastruktur von Unternehmen wird tendenziell dynamischer – neue Applikationen werden eingeführt und getestet, Cloud-native Software löst Legacy-Systeme ab und neue Lösungen werden der digitalen Wertschöpfungskette hinzugefügt. Mit zunehmender Vernetzung der Systemarchitektur erfordert das eine agile Anpassung der DAM-Prozesse und -Schnittstellen. Umso wichtiger ist es, frühzeitig auf eine moderne und flexible DAM-Lösung zu setzen, die jeden Wandel zuverlässig mitmacht und neue Anforderungen problemlos umsetzt.

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5.    Best Practices für ein effektives Digital Asset Management (DAM)

Ansatzpunkte für die Realisierung von Mehrwerten durch ein effektives Digital Asset Management gibt es aufgrund der zentralen Bedeutung von DAM viele. Die wichtigsten Punkte haben wir hier für Sie zusammengefasst – sie liefern wertvolle Tipps für die Auswahl des richtigen Systems sowie für seine anforderungsgerechte Konfiguration:

1. Moderne DAM-Lösung mit Cloud-nativem Tech Stack. Setzen Sie auf eine zukunftsfähige und skalierbare Lösung, die mit Ihren Anforderungen mitwächst. Cloud-native Software verspricht Performance selbst bei hohen Lastspitzen und bleibt dank hoher Skalierfähigkeit auch bei dynamischen Auslastungen wirtschaftlich und zuverlässig.
2. Effektives Metadatenmanagement. Eine sorgfältige Konzeption der Metadatenstrategie stellt die Weichen für eine effektive Vernetzung der digitalen Inhalte mit Daten aus dem PIM, unterstützt das Suchen und Filtern im Online-Shop und hilft bei der Durchsetzung einer starken Data Governance.
3. KI-Potenzialanalyse. Automatisierung und KI sind die nächste Ausbaustufe der Prozesseffizienz. Umso wichtiger ist es, heute schon die Grundlagen dafür zu schaffen. Dazu gehört die Identifizierung von Arbeitsabläufen und Prozessen, deren Automatisierung einen erheblichen Einfluss auf die betrieblichen Aufwände haben werden sowie eine nahtlose Prozessgestaltung und eine optimale Datenqualität als Vorbereitung für die KI-Implementierung.
4. Integration und Workflows. Eine sorgfältige Integration von Daten, Prozessen und Systemen ist wichtig für die Gestaltung und Implementierung von effizienten systemübergreifenden Workflows. Vermeiden Sie manuelle Workarounds und setzen Sie von Anfang an auf eine zentrale Datendrehscheibe, die sich perfekt in Ihre bestehende Systemlandschaft integriert.
5. Compliance. Die Verwaltung und Kontrolle von Bild- und Videolizenzen sowie von komplexen Benutzerrechten ist aufwendig, aber notwendig, um die Rechtskonformität und Datensicherheit zu gewährleisten. Moderne DAM-Systeme unterstützen Verantwortliche dank ausgeklügelter Rollen- und Rechteverwaltung sowie umfassendem Digital Rights Management optimal bei diesen Aufgaben.

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Sharedien: Digital Asset Management für jede Herausforderung

Ganz egal, ob Ihre Herausforderungen im DAM bei der Zentralisierung von Daten, Prozessen und Aufgaben liegen, in den Kreativabläufen oder bei der Syndizierung von kanalgerecht aufbereitetem Produkt Content: Sharedien bietet die perfekte Grundlage für jedes Content Management. Entwickelt mit modernster Cloud-Technologie ist unsere DAM-Lösung nicht nur zukunftsfähig, sondern auch kompromisslos flexibel und skalierbar – egal, was Sie vorhaben. Vollgepackt mit innovativen Features und KI-Tools unterstützt Sie Sharedien je nach Bedarf bei zahlreichen Aufgaben und Prozessen – für ein Digital Asset Management ganz so, wie Sie es brauchen.

Tipp: Stöbern Sie in unseren Kundenstories und erfahren Sie, wie Sharedien Unternehmen wie Beiersdorf, Kärcher, OTTO oder wedi in ihrem Digital Asset Management unterstützt.

6.    Wie Sharedien Unternehmen im Content Management unterstützt

Wie genau DAM im Unternehmensalltag funktioniert und wie es Teams im Content Management unterstützt, zeigen die folgenden Beispiele aus der Praxis.

Die Herausforderung: Chaos in der Content-Ablage

Ob Markenhersteller oder Einzelhändler: Die meisten Unternehmen haben viele digitale Assets wie Bilder, Videos oder PDFs, die sie für ihre Produktkommunikation nutzen. Ohne ein geeignetes Digital Asset Management wird die Verwaltung, Pflege und effiziente Nutzung dieser Inhalte jedoch schnell zur Herausforderung. In der Praxis sind diese digitalen Assets in der gesamten Organisation verstreut, liegen in unterschiedlichen Versionen vor und werden häufig mehrfach erstellt. Lange Suchzeiten, unklare Lizenzrechte und Zugriffsberechtigungen sowie eine inkonsistente Datenqualität stellen Verantwortliche regelmäßig vor Probleme.

Die Lösung: Integrative Softwarelösung mit intelligenten Features

Moderne Digital Asset Management-Lösungen wie Sharedien sorgen für eine zentrale Verwaltung sämtlicher digitalen Inhalte und bringen dank Automatisierung und KI-Funktionen mehr Effizienz in die Pflegeprozesse. Gleichzeitig ermöglicht die Integrationsfähigkeit von Sharedien nahtlose End-to-end Datenprozesse, die den gesamten Product Content Lifecycle optimal unterstützen und damit Unternehmen zu einer kürzeren Time-to-Market und einer konsistenten Markenkommunikation über alle Kanäle hinweg verhelfen.

Das Ergebnis: Professionelle Kommunikationsprozesse mit Wirkung

Die Anzahl der Kommunikationskanäle wie auch die Mengen an digitalen Inhalten nehmen immer weiter zu. Umso wichtiger ist ein effizientes Digital Asset Management. Moderne DAM-Lösungen wie Sharedien sorgen als zentraler Content Hub für effektive Datenprozesse, eine Steigerung der Qualität und eine höhere Kosteneffizienz, da einmal erstellte Assets besser genutzt und auch langfristig wiederverwendet werden können. Außerdem sorgen zeitgemäße DAM-Systeme wie Sharedien für mehr Rechtssicherheit im Umgang mit Bilddaten und lösen effektiv Kommunikations- und Effizienzprobleme in der Kollaboration zwischen internen und externen Teams.

7.    Fazit und Handlungsempfehlungen

Digital Asset Management (DAM) ist eine wichtige und zentrale Technologie für Unternehmen jeglicher Branche, Marktausrichtung und Größe. Moderne und skalierbare Lösungen unterstützen sowohl Hersteller als auch Händler optimal in ihrer Wachstumsstrategie und sorgen für eine kanalgerechte und effiziente Belieferung mit qualitativ hochwertigem und konsistem Produkt Content.

Neugierig geworden?

Unsere DAM-Experten beantworten gerne all Ihre Fragen – treten Sie gleich mit ihnen in Kontakt!

8.    FAQs: Häufige Fragen zum Digital Asset Management

Im Folgenden beantworten wir häufig gestellte Fragen zum Thema Digital Asset Management.

Frage 1: Was ist der Unterschied zwischen DAM, PIM und MAM?

DAM (Digital Asset Management) kümmert sich um die zentrale Verwaltung, Pflege und Bereitstellung von digitalen Inhalten wie Bildern, Videos, PDFs, Audiodateien, 3D-Bilder, CAD-Dateien, usw. Damit unterstützt ein DAM insbesondere die Produktkommunikation von Unternehmen, wobei auch markenrelevante Daten wie Schriften, Grafiken und Logos verwaltet werden.

PIM (Produktinformationsmanagement) hingegen verwaltet strukturierte Produktdaten – also Informationen wie Größe, Gewicht, Farbe, Inhaltsstoffe, etc. Darüber hinaus werden hier auch Produktbeschreibungen und Marketingtexte abgelegt. Gemeinsam mit DAM stellt PIM also den Kern des Product Content Managements dar und sorgt für eine effektive Bereitstellung von relevantem Content für sämtliche Ausgabekanäle wie Shop, Apps, Marktplätze oder Social Media.

MAM (Media Asset Management) wird als Begriff häufig synonym für DAM verwendet, verliert im aktuellen DAM-Markt jedoch mehr und mehr an Verbreitung. Der Grund dafür ist eine zunehmende Klarheit in der Definition beider Disziplinen. Während DAM als zentrale Datendrehscheibe ein zentrales Element der digitalen Wertschöpfungskette von Unternehmen ist, die Produkte vertreiben, geht es bei MAM-Prozessen eher um die Verwaltung von Medienprodukten wie zum Beispiel Filmproduktionen oder Kunstobjekte. Hier sind ganz andere Use Cases relevant, die entsprechend von MAM-Software funktional abgedeckt werden.

Frage 2: Was kostet ein DAM-System wie Sharedien?

Ein DAM-System hat typischerweise keine festen Preise – sie werden vielmehr auf Basis der Datenmengen, des Throughput, der Anzahl an Nutzern oder abhängig der gebuchten SaaS-Module kalkuliert. Moderne DAM-Systeme wie Sharedien sind aufgrund ihrer Cloud-native Technologie skalierbar – das heißt, dass sich die Performance und damit auch das Kostenmodell an die tatsächliche Digital Asset Management-Nutzung anpasst. Der Vorteil eines solchen Preismodells ist, dass Unternehmen nur das bezahlen, was sie auch tatsächlich nutzen.

Frage 3: Wie lange dauert die Implementierung von Sharedien?

Die jeweilige Implementierungsdauer hängt wesentlich von der Komplexität und vom Umfang des DAM-Projektes ab und kann von wenigen Wochen bis zu einigen Monaten dauern. Dank seinem Cloud-nativen Tech Stack und seiner hohen Integrationsfähigkeit lässt sich Sharedien technisch gesehen ohne großen Aufwand implementieren. Die Dauer des Projekts hängt viel mehr von den Anforderungen an die Datenmodellierung, der Komplexität der Organisations- und Prozessstruktur sowie von der Zielsetzung der verschiedenen Stakeholder ab. Unser Netzwerk an Integrationspartnern verfügt in dieser Hinsicht über jede Menge Erfahrung, Best Practices und bewährten Frameworks, mit denen sie Sharedien-Implementierungsprojekte sehr effektiv umsetzen.

Frage 4: Für welche Branchen ist DAM besonders relevant?

Ein DAM wie Sharedien ist für Unternehmen jeglicher Branchen relevant – egal, ob Handel, Industrie, Konsumgüter, E-Commerce oder Healthcare: Überall dort, wo es kanalübergreifende Kommunikation gibt und wo große Mengen an digitalen Assets benötigt werden, leistet DAM einen deutlichen Mehrwert.

Frage 5: Unterstützt Sharedien bei Lizenz- und Compliance-Themen?

Ja, Sharedien verfügt über spezielle Funktionen im Bereich Digital Rights Management (DRM), die bei lizenzrechtlichen Fragestellungen optimal unterstützen und damit das Risiko von kostspieligen Lizenzverstößen deutlich reduzieren. Außerdem bietet Sharedien eine sehr granulare Rechteverwaltung, die eine hohe Sicherheit selbst bei der Zusammenarbeit mit Externen wie Agenturen, Freelancern oder Grafikern bietet.

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