DAM Software - Kriterien für richtige Auswahl

Sind Sie auf der Suche nach einer Digital Asset Management-Lösung? Ein strukturierter Auswahlprozess ist entscheidend, um die beste DAM Software für Ihre spezifischen Bedürfnisse zu finden. In diesem Blogbeitrag geben wir Ihnen wertvolle Tipps und acht Kriterien an die Hand, die Ihnen beim Auswahlprozess helfen und sicherstellen, dass Ihnen die DAM Software Ihrer Wahl echte Mehrwerte liefert – und auch in Zukunft Freude bereitet.

Das Wichtigste zusammengefasst

• Im unübersichtlichen Softwaremarkt helfen klare Kriterien. Angesichts der Vielzahl an DAM-Anbietern und Lösungen sollte man sich bei der Softwareauswahl von einem Kriterienkatalog leiten lassen. Für uns sind es acht zentrale Kriterien, auf die es bei der Auswahl ankommt: eine praxistaugliche Ausrichtung auf die konkreten Use Cases, Innovationsfähigkeit, Integrationsfähigkeit, Skalierbarkeit, Sicherheit und Compliance, Benutzerfreundlichkeit, Schulungen und ein zuverlässiger Support – sowie ein stimmiges Verhältnis von Kosten und Nutzen.
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• Nicht die beste Softwarelösung zählt, sondern die am besten geeignete. Bei der Auswahl einer Softwarelösung geht es nicht darum, die „beste“ Lösung auf dem Markt zu finden. Viel wichtiger ist, dass die DAM Software Ihrer Wahl zu Ihrem individuellen Bedarf passt. Gleichzeitig braucht es jedoch ein solides Verständnis der aktuellen technologischen Möglichkeiten und Trends, um eine zukunftsfähige Entscheidung treffen zu können.
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• Ein vierstufiges Auswahlverfahren hat sich bewährt. Softwareimplementierungen sind in der Regel große und kostspielige Projekte und erfordern von Beginn an ein strategisches und strukturiertes Vorgehen. Für die Softwareauswahl hat sich folgendes Vorgehen etabliert: Recherche – Auswahl – Evaluation – Verhandlung.

DAM Software-Auswahl: 8 zentrale Kriterien

1. Use Cases

Wir empfehlen Ihnen, konkrete Use Cases zu definieren und zu prüfen, wie der Lösungsanbieter diese erfüllt, anstatt sich auf reine Featurelisten zu verlassen.  Eine Featureliste sagt oft wenig über die tatsächliche Leistungsfähigkeit und Praxistauglichkeit der Lösung aus. Der Fokus auf Use Cases ermöglicht es Ihnen, die Anpassungsfähigkeit der DAM Software an Ihre spezifischen Anforderungen zu bewerten.

2. Innovationsfähigkeit

Die Innovationsfähigkeit einer DAM Software ist ein wichtiger Indikator für ihre Langlebigkeit und Relevanz. Regelmäßige Updates mit neuen Funktionen zeigen, dass der Lösungsanbieter kontinuierlich in die Weiterentwicklung investiert. Achten Sie darauf, ob die DAM Software auf dem neuesten Stand der Technik ist, und prüfen Sie die Releasezyklen. Integrierte AI-Features und andere moderne Technologien sind ebenfalls ein gutes Zeichen.

3. Skalierbarkeit

Eine gute DAM Software sollte mit Ihrem Unternehmen wachsen können. Stellen Sie sicher, dass die DAM Software für eine steigende Anzahl an Benutzern, Assets und Workflows geeignet ist. Die Skalierbarkeit ist entscheidend, um zukünftige Anforderungen zu erfüllen und langfristig effizient zu bleiben.

4. Integrationsfähigkeit

Die Fähigkeit der DAM Software, sich nahtlos in Ihre bestehende Systemlandschaft zu integrieren, ist von großer Bedeutung. Achten Sie darauf, dass die DAM Software problemlos mit bspw. Produkt-Informations-Systemen (PIM), Kreativsoftware oder Projektmanagement-Plattformen zusammenarbeitet. Eine reibungslose Integration verbessert die Effizienz der Arbeitsabläufe und die Zusammenarbeit erheblich.

5. Sicherheit und Compliance

Datensicherheit und Compliance sind essenzielle Aspekte beim Umgang mit digitalen Ressourcen. Stellen Sie sicher, dass die DAM Software robuste Sicherheitsmaßnahmen wie Zugriffskontrollen und Verschlüsselung bietet. Die Einhaltung von Branchenvorschriften, wie beispielsweise ISO 27001 Zertifizierungen, sollte ebenfalls gewährleistet sein, um Ihre wertvollen digitalen Ressourcen zu schützen.

6. Benutzerfreundlichkeit

Die Benutzerfreundlichkeit der DAM Software spielt eine entscheidende Rolle für deren Akzeptanz und Nutzung im Unternehmen. Bewerten Sie die Benutzeroberfläche und die Benutzerfreundlichkeit. Eine intuitive Navigation, leistungsfähige Suchfunktionen und ein ansprechendes Design tragen wesentlich dazu bei, dass die DAM Software von den Mitarbeitern angenommen und effizient genutzt wird.

7. Kundensupport und Schulung

Achten Sie auf das Niveau des Kundensupports und der Schulungsangebote des DAM-Anbieters. Um eine reibungslose Implementierung und kontinuierlichen Erfolg sicherzustellen, sollten umfassende Schulungsprogramme, fortlaufender Support und ein engagiertes Account-Management in Ihrer Sprache und Zeitzone angeboten werden. Lokale Präsenz und Regionalität des Anbieters können ebenfalls von Vorteil sein.

8. Kosten und ROI

Bei der Auswahl einer DAM Software sollten Sie die Gesamtbetriebskosten (TCO) berücksichtigen, einschließlich Lizenzgebühren, Implementierungskosten und laufende Wartungskosten. Bewerten Sie das ROI-Potenzial der Lösung in Form von Zeitersparnis, Produktivitätssteigerung und Umsatzwachstum. Eine sorgfältige Kosten-Nutzen-Analyse hilft Ihnen, die wirtschaftlich sinnvollste Entscheidung zu treffen.

DAM Software-Auswahl: Ablauf und Best Practices

Da der Softwaremarkt für Digital Asset Management (DAM) groß ist und eine Vielzahl an Lösungen bewirbt, ist es entscheidend, einen strukturierten und fundierten Auswahlprozess zu verfolgen, der die eben benannten Kriterien berücksichtigt. Typischerweise besteht dieser aus vier Schritten:

Schritt 1: Recherchephase

Eine umfassende und gründliche Marktrecherche sollte den Ausgangspunkt eines jeden Auswahlprozesses bilden. Nutzen Sie Marktübersichten, um sich die ersten Schritte in der Recherchephase zu erleichtern, und erstellen Sie eine Liste mit maximal 10 infrage kommenden Anbietern. Achten Sie bei dieser Vorauswahl insbesondere auf die Passung zur eigenen Unternehmenssituation. Kann der Anbieter über den Kundenstamm oder Implementierungspartner Branchenerfahrung vorweisen und bringt er Projekterfahrung in Ihrer Unternehmensgröße mit, ist dies ein gutes Indiz dafür, dass er Ihren Anforderungen gerecht werden kann. Wichtig ist aber auch, dass der Anbieter mit seinen Integrationspartnern in regionaler Reichweite ist.

Schritt 2: Auswahlphase

In der Auswahlphase geht es darum, die Vorauswahl auf eine Shortlist von maximal 5 Anbietern zu reduzieren. Dabei ist es ratsam, sich nicht ausschließlich auf die Feature-Listen der Anbieter zu stützen – die tatsächlich wenig über die Praxistauglichkeit einer DAM Software aussagen, sondern den Fokus auf die relevanten Use Cases zu richten und diese zum Ausgangspunkt der Wahl zu machen. Denken Sie daran, dass die beste Lösung nicht die mit den meisten Funktionen ist, sondern die, die am besten zu Ihnen und Ihren Anforderungen passt. Dokumentieren Sie Ihre technischen und organisatorischen Anforderungen, um die in der Recherchephase identifizierten Anbieter und Lösungen gezielt miteinander vergleichen zu können.

Schritt 3: Evaluationsphase

Auf die Erstellung der Shortlist folgt die konkrete Evaluation Ihrer Auswahl. Lassen Sie den Anbietern auf Ihrer Liste einen konkreten Anwendungsfall, der ihre wichtigsten Anforderungen widerspiegelt, zusammen mit einem Testdatensatz zukommen und einen Proof of Concept (PoC) konfigurieren – idealerweise auf Basis einer einheitlichen Vorlage. Ein standardisiertes Offerten-Template mit integriertem Kalkulationsraster stellt sicher, dass Funktionalitäten, Services und Preise vergleichbar bleiben und im Rahmen der Vorstellungen und Workshops keine relevanten Aspekte übersehen werden. Beim endgültigen Urteil sollten schließlich aber auch die Sympathien und das Bauchgefühl der Teilnehmer wie auch die Softskills und zusätzlichen Services der Anbieter eine Rolle spielen.

‍Schritt 4: Abschlussverhandlungen

Für die Abschlussverhandlungen ist es natürlich zentral, dass Sie die Gesamtbetriebskosten (TCO) der DAM-Lösungen kennen, einschließlich der Lizenzgebühren, Implementierungskosten und der Folgekosten für die laufende Wartung. Wägen Sie den potenziellen Return On Investment (ROI) für jede DAM Software ab und ermitteln Sie mithilfe einer Kosten-Nutzen-Analyse die wirtschaftlich sinnvollste Wahl. Vergessen Sie bei Ihrer endgültigen Entscheidung jedoch nicht, dass auch andere Aspekte eine Rolle spielen. Achten Sie zum Beispiel auf den Kundensupport und die Schulungsangebote der Anbieter und lassen Sie sich Referenzkunden nennen, denen Sie Fragen zu den oben benannten Kriterien stellen können.

DAM Software-ROI: Wann lohnt sich die Investition wirklich?

Die Implementierung einer Softwarelösung ist in der Regel kein kleines Projekt und mit hohen Investitionskosten verbunden. Entsprechend wird auch die Entscheidung für eine DAM Software oft hinausgezögert. Mit der zunehmenden Bedeutung von Daten und den steigenden Mengen an Medieninhalten, die es im Unternehmen zu verwalten gilt, wird der Einsatz moderner Technologien jedoch immer dringlicher.

Hinweis: Wenn Sie sich in den folgenden Aussagen wiedererkennen, ist es an der Zeit, sich näher mit dem Thema DAM  und dem Markt für Digital Asset Management-Software auseinanderzusetzen.

Typische Pain Points im Digital Asset Management ohne passende DAM Software

• Die Suche nach bestimmten Dateien und Medieninhalten nimmt übermäßig Zeit in Anspruch, da diese in verschiedenen Abteilungen, Systemen und Ordnerstrukturen liegen.  
• Es kommt vor, dass teuer erworbene oder mühsam erstellte Mediendateien im Bestand „verloren gehen“ und neu angeschafft bzw. erstellt werden müssen.  
• Immer wieder geraten die falschen Inhalte in Umlauf, weil Dateien mehrfach abgespeichert und nicht eindeutig benannt werden, bspw. als: final_final_neu.jpg.  
• Versehentliche Verletzungen von Bildrechten und Lizenzbedingungen verursachen zunehmend zusätzliche Arbeit und Kosten.    
• Die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen, Kollegen oder externen Partnern verläuft oft nicht reibungslos.    
• Der Frust der Mitarbeiter steigt aufgrund von Workarounds, stockender Prozesse, Korrekturschleifen und unnötiger Mehrarbeit.

DAM Software Use Cases und Vorteile: In welchen Bereichen unterstützt ein DAM System?

Von einer DAM Software profitieren in erster Linie Marketing- und Kreativteams – insbesondere bei der Erstellung, Verwaltung und Ausspielung von Marken- und Kampagneninhalten. Grundsätzlich aber profitieren alle Bereiche, die tagtäglich mit digitalen Assets arbeiten und auf eine sinnvolle Verwaltung des Asset-Bestands angewiesen sind – etwa Vertriebs- und E-Commerce-Teams, das Produktmanagement oder auch Geschäftspartner.  

‍DAM unterstützt in der Verwaltung digitaler Inhalte

Allein für das Marketing fallen immer größere Mengen an digitalen Inhalten an, die sinnvoll organisiert werden müssen. Waren klassische Bilddatenbanken, Cloud-Lösungen und Ordnerstrukturen lange Zeit ausreichend für die Anforderungen im Digital Asset Management, stösst man mit diesen Verwaltungspraktiken nun immer früher an Grenzen. Damit Sie und Ihre Mitarbeiter den Überblick über Ihre wertvollen Assets nicht verlieren und diese leicht abrufen und monetarisieren können, führt eine DAM Software Ihren Asset-Bestand auf einer Plattform zusammen und bringt ihn mithilfe von Metadaten in Struktur. Integrierte Validierungsregeln sorgen schon beim Import oder im Zuge der manuellen Ablage dafür, dass die Dateien korrekt archiviert werden und kein Chaos im System entsteht.

‍DAM unterstützt in der Kreativarbeit und Content-Erstellung

Kreativprozesse rund um die Erstellung von Product Content oder Marketingkampagnen beinhalten in der Regel auch viele manuelle und repetitive Arbeitsschritte. Eine moderne DAM Software kann hier – etwa bei der Bildbearbeitung oder der Pflege von Metadaten – mit KI-Funktionen unterstützen. Das beschleunigt die Time-to-Market und schafft gleichzeitig Freiräume für Ihre Marketingteams, um sich auf wichtigere Aufgaben wie die Konzeption neuer Kampagnen zu konzentrieren. Mit Workspaces, die sich durch Rollen und Rechte gezielt für einzelne Projekte oder Teams einrichten lassen, unterstützt eine DAM Software zudem die Zusammenarbeit und ermöglicht die regulierte Einbindung von Externen wie Fotografen.

DAM unterstützt in der Distribution digitaler Inhalte

Ob als Hersteller, Händler oder im B2B-, B2C- oder D2C-Bereich – die Zahl der relevanten Kommunikationskanäle wächst branchenweit an. Eine moderne DAM Software ist daher so konzipiert, dass Sie all Ihre Applikationen und Datenempfänger integrieren und den bereitgestellten Content automatisch – etwa in der richtigen Version oder im passenden Dateiformat – ausleiten können. In Verbindung mit Markentemplates und Digital Rights Management-Integrationen beschleunigen solche Automatisierungen nicht nur Ihre Kommunikationsprozesse, sondern stellen auch sicher, dass Ihr Markenbild konsistent bleibt und Lizenzvereinbarungen oder Bildrechte korrekt eingehalten werden. Eine solche DAM Software bildet damit auch den Ausgangspunkt von Omnichannel-Marketingstrategien.

Grundlegende DAM Software-Funktionen auf einen Blick

• Zentrale Asset-Verwaltung: Zusammenführung aller digitalen Inhalte auf einer zentralen Plattform mit strukturierter Ablage durch Metadaten und Verschlagwortung.
• Metadaten-Management & Validierung: Automatische Vergabe von Metadaten sowie Validierungsregeln für eine korrekte Archivierung und saubere Datenhaltung bei manueller Ablage.
• Workflow-Automatisierungen: Automatisierungen, z. B. bei der Bildbearbeitung, Verschlagwortung oder Versionierung zur Beschleunigung von Content-Prozessen.
• ‍KI-gestützte Suchfunktion: Intelligente Suche mit natürlicher Sprache, Texterkennung (OCR) und Bilderkennung für ein schnelles Auffinden von Assets.‍
• Omnichannel Content-Distribution: Bereitstellung von Inhalten in verschiedenen Versionen und Formaten sowie automatisierte Ausspielung in alle angebundenen Kanäle
• ‍Brand Asset Management: Verwaltung von Markenelementen wie Logos, Vorlagen und Designrichtlinien im System zur Sicherstellung eines konsistenten Markenbilds in allen Kanälen.‍
• Kollaborations-Tools & Rollenmanagement: Workspaces mit dezidierter Rollen- und Rechtezuweisung für eine bessere Zusammenarbeit unter Teams und zur regulierten Einbindung von Externen.‍
• Digital Rights Management: Zentrale Steuerung von Nutzungsrechten und Lizenzen zur Sicherstellung einer rechtssicheren Verwendung digitaler Inhalte.

Hinweis:  Mehr Informationen zu den grundlegenden Funktionen von modernen, leistungsstarken DAM-Systemen finden Sie in diesem Blogbeitrag: Was zeichnet ein modernes DAM System aus?

‍Fazit

Die Auswahl der richtigen DAM Software erfordert eine gründliche Analyse und Bewertung verschiedener Kriterien. Indem Sie sich auf konkrete Use Cases konzentrieren, die Innovationsfähigkeit, Skalierbarkeit, Integrationsfähigkeit, Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit der Lösung prüfen und die Kosten sowie den erwarteten ROI bewerten, können Sie eine fundierte Entscheidung treffen.

Ein gut durchdachter Auswahlprozess wird sicherstellen, dass die gewählte DAM Software Ihre Anforderungen optimal erfüllt und Ihre Marketingkampagnen effizienter und erfolgreicher macht. Finden Sie weitere Kriterien relevant? Wir freuen uns auf einen Austausch Termin Buchen