DAM-Integration leicht gemacht

Nach der Auswahl eines neuen DAM-Systems steht seine Implementierung und Integration in die bestehende Systemlandschaft an. Warum auf dieser Aufgabe besonderes Augenmerk gelegt werden sollte und was dabei beachtet werden muss, haben wir in diesem Artikel für Sie zusammengefasst.

Das Wichtigste zusammengefasst

• DAM als zentrale Datendrehscheibe der Content Value Chain: Die Content Value Chain beschreibt die gesamte Wertschöpfung des Produkt Contents von der Anlage der Produktdaten und digitalen Assets über ihre Verknüpfung und Anreicherung bis zu ihrer Ausleitung in die unterschiedlichen Kommunikationskanäle. Das DAM spielt dabei eine wichtige Rolle und sorgt dafür, dass digitale Inhalte wie Bilder, Videos oder Dokumente sauber verwaltet und zentral für alle berechtigten Nutzer sowie relevanten Softwaresysteme verfügbar sind.
• Die wichtigsten Umsysteme für eine durchgängige Wertschöpfung: Zu den wichtigsten Umsystemen gehören das Produktinformationsmanagement (PIM), das Content Management (CMS) sowie sämtliche Zielkanäle von Social Media über E-Commerce bis zu Online-Marktplätzen. Bei einer DAM-Integration sollte daher besonders auf einen reibungslosen Datenaustausch mit diesen Lösungen geachtet werden. Aber auch Kreativapplikationen wie Adobe InDesign oder Photoshop sowie externe Bilddatenbanken sollten nahtlos in das Digital Asset Management integriert sein, um eine durchgängige Wertschöpfung ohne Unterbrüche zu gewährleisten.
• Technische Voraussetzungen: Damit eine DAM-Integration mit den genannten Umsystemen und Applikationen gelingt, muss die zu implementierende DAM-Lösung entweder eine native Schnittstelle zu den individuellen Softwarelösungen aufweisen (wie zum Beispiel die native Schnittstelle zwischen Sharedien und Syndigo) oder auf Basis einen echten API-First-Ansatzes entwickelt worden sein. Dabei werden 100 Prozent der gesamten Business-Logik eines DAM über seine API abruf- und damit für andere Systeme nutzbar gemacht.
• Übergreifende Prozesse und Automation: Auf diese Weise entsteht ein eng ineinander verzahntes Netzwerk von Softwarelösungen, Tools und Applikationen, auf dessen Basis übergreifende Workflows optimiert, effektiv gesteuert und automatisiert werden können. Dadurch können Prozesse beschleunigt, die Datenqualität verbessert und die Customer Experience in jedem Kanal gesteigert werden.

Warum die DAM-Integration so wichtig ist

Digitale Assets werden von zahlreichen Geschäftsbereichen wie Produktmanagement, Marketing oder Kundenservice, aber auch von Externen wie Presse, Agenturen oder Partner benötigt. Produktfotos und -videos müssen kanal- und zielgruppengerecht in alle relevanten Channels ausgeleitet werden, Unternehmensfotos und CI-Elemente finden ihren Platz auf der Webseite und in Unternehmenspräsentationen und Zubehör- und Einzelteile zu Produkten sollen im Online-Shop direkt auf der Produktdetailseite angeboten werden. Gleichzeitig müssen Lizenzinformationen an jeder Stelle in der digitalen Wertschöpfung zugänglich sein und absolute Rechtssicherheit bieten. Und selbstverständlich muss die Datenqualität optimal sein: es dürfen weder veraltete noch nicht freigegebene Inhalte genutzt werden.

Um all diese Anforderungen bei einer – unter anderem dank KI – stark wachsenden Datenmenge abzudecken, ist eine nahtlose DAM-Integration in die System- und Prozesslandschaften unabdingbar. Nur so können Transparenz und Automation ermöglicht und der maximale Nutzen aus den digitalen Assets gezogen werden.

Die wichtigsten Business-Vorteile im Überblick:

Der ROI von DAM-Systemen zeigt das Geschäftspotenzial auf, das durch eine DAM-Lösung erzielt werden kann. Aber erst die Implementierung und DAM-Integration ermöglichen es, dieses Potenzial erst zu erschließen:

• Schnellere Prozesse: Durch eine DAM-Integration lässt sich die Geschwindigkeit von systemübergreifenden Prozesse wie die Verknüpfung von digitalen Assets mit den entsprechenden Produktinformationen und Marketingtexten erheblich steigern.
• Kürzere Time to Market: Dadurch kann die Time to Market verkürzt und ein echter Wettbewerbsvorteil geschaffen werden. Neue Produkte und Kampagnen landen schneller im Markt und generieren dort schneller Umsatz.
• Höhere Datenqualität: Eine durchgängige Wertschöpfungskette ohne manuelle Zwischenschritte und Systembrüche bietet Transparenz und die Möglichkeit, die Datenqualität auch systemübergreifend zu prüfen und zu validieren.
• Bessere Product Experience und effektivere Kampagnen: Dank Automation, schnelleren Prozesse und dem flexiblen Management von Produkt Content können Kanäle personalisiert bespielt und Kampagnen damit effektiver durchgeführt werden. Außerdem kann das Kundenfeedback in den Ausgabekanälen analysiert und in die Erstellung des Produkt Contents zurückgeführt werden. So wird die Produktkommunikation laufend optimiert und die Performance des Produkt Contents verbessert.
• Rechtssicherheit: Nicht nur die digitalen Assets selbst fließen durch eine nahtlose DAM-Integration unterbruchfrei durch die Prozesse – in Sharedien werden auch relevante Metadaten wie Lizenzinformationen zuverlässig gepflegt und zur Verfügung gestellt, um an jeder relevanten Stelle Rechtssicherheit zu gewährleisten.

Die wichtigsten komplementären Systeme von DAM

Das Digital Asset Management ist ein zentraler Bestandteil der digitalen Wertschöpfungskette in Unternehmen. Es pflegt und liefert digitale Assets, die für verschiedenste Geschäftsprozesse benötigt werden. Um eine durchgängige und störungsfreie Datenlieferkette zu gewährleisten, braucht es ein saubere DAM-Integration in die bestehende Systemlandschaft. Eine sorgfältige Architekturplanung berücksichtigt dabei aktuelle und künftige Datenflüsse zwischen den Systemen sowie die Datenhoheit in den jeweiligen Domänen:

• Richtung der Datenflüsse: Die Richtung der Datenflüsse wird in den Schnittstellen zwischen zwei Systemen bestimmt. Unilaterale Schnittstellen liefern Daten von einem System in das andere während bilaterale Schnittstellen Datenflüsse in beide Richtungen zulassen. Damit können beispielsweise Datenänderungen in einem anderen System in das Ursprungssystem zurückgespielt und die Daten gegebenenfalls aktualisiert werden.
• Datenhoheit: Die Datenhoheit legt fest, welches System für eine Datendomäne führend ist, das heißt, Aktionen wie Änderungen oder Löschungen vornehmen darf. Generell empfiehlt sich, spezialisierten Datenmanagementlösungen die Datenhoheit über die jeweilige Domäne einzuräumen. Das bedeutet, dass das DAM führend ist für digitale Assets wie Bilder, Videos, Dokumente oder Grafiken. Das CRM ist führend für Kundendaten und das PIM für Produktdaten. Da jedoch auch andere Systeme wie das ERP Kunden- und Produktstammdaten verwalten, muss geklärt werden, wie die Synchronisation zwischen den jeweiligen Systemen gehandhabt werden soll.

Nicht alle Umsysteme des DAM müssen mit einer direkten Schnittstelle angebunden werden. Immer häufiger finden beispielsweise Middleware-Lösungen wie Data Lakes Verwendung in den Unternehmen, um die digitale Wertschöpfungskette zu optimieren und fragmentierte Datenhaltungssysteme über eine übergreifende Integrationsschicht miteinander zu verbinden. Dennoch ist es wichtig, jedes System und seine Rolle für das DAM zu überprüfen, um zu entscheiden, ob es eine DAM-Integration braucht oder nicht.

Enterprise Resource Planning (ERP)

ERP-Systeme verwalten zentrale Unternehmensdaten wie Produktstammdaten, Artikelnummern, Preise, Lagerbestände, Lieferanteninformationen sowie Einkaufs- und Produktionsdaten. Über die Integration mit dem DAM werden digitale Assets automatisch den relevanten Produkten, Materialien oder Geschäftsprozessen zugeordnet. So stehen beispielsweise aktuelle Produktbilder, technische Zeichnungen oder Dokumente jederzeit im richtigen geschäftlichen Kontext zur Verfügung.

Produktinformationsmanagement (PIM)

PIM-Systeme verwalten strukturierte Produktinformationen wie technische Merkmale, Produktbeschreibungen, Varianten, Übersetzungen, Klassifizierungen und Marktdaten. Das DAM ergänzt diese Informationen um die zugehörigen digitalen Assets wie Bilder, Videos, Dokumente oder 3D-Dateien. Durch die Verknüpfung von Produktdaten und Medien entsteht eine vollständige Produktdarstellung, die konsistent über alle Kanäle ausgespielt werden kann.

Customer-Relationship-Management (CRM)

CRM-Systeme verwalten kundenbezogene Daten wie Kontakte, Accounts, Vertriebschancen, Interaktionen und Kundensegmente. Die Anbindung an das DAM ermöglicht Vertriebs- und Serviceteams den direkten Zugriff auf aktuelle Präsentationen, Broschüren, Referenzprojekte oder Kampagnenmaterialien. Dadurch werden Kunden mit relevanten und freigegebenen Inhalten angesprochen, ohne dass Dateien manuell gesucht oder verteilt werden müssen.

Content Management-Systeme (CMS)

CMS-Lösungen verwalten Inhalte für Websites, Portale und digitale Touchpoints. Über die DAM-Integration greifen Redakteure direkt auf freigegebene Bilder, Videos, Dokumente und andere Medien zu. Änderungen an Assets werden zentral im DAM vorgenommen und stehen automatisch in allen verbundenen Content-Kanälen zur Verfügung, wodurch Konsistenz und Aktualität gewährleistet werden.

Marketing Automation

Marketing-Automation-Plattformen verwalten Kampagnen, Zielgruppen, Customer Journeys und Marketing-Performance-Daten. Das DAM liefert die dafür benötigten Inhalte wie Banner, Bilder, Videos, Whitepaper oder E-Mail-Grafiken. Durch die direkte Verbindung können Kampagnen schneller erstellt, personalisierte Inhalte einfacher bereitgestellt und die Nutzung von Marketing-Assets zentral gesteuert werden.

Onlineshops und E-Commerce-Systeme

E-Commerce-Systeme verwalten Produktkataloge, Sortimentsinformationen, Preise, Verfügbarkeiten und Verkaufsprozesse. Das DAM stellt die dazugehörigen Medieninhalte wie Produktbilder, Videos, Anwendungsbeispiele oder technische Dokumente bereit. Durch die Integration werden Produkt- und Mediendaten synchron gehalten, sodass Kunden jederzeit aktuelle und konsistente Produktinformationen erhalten.

Social-/Ad-Plattformen

Social-Media- und Advertising-Plattformen nutzen Kampagneninhalte für die Ausspielung auf Kanälen wie LinkedIn, Instagram, Facebook oder Google Ads. Über das DAM können freigegebene Assets zentral bereitgestellt, kanalübergreifend verwaltet und automatisiert verteilt werden. Dies reduziert manuellen Aufwand und stellt sicher, dass überall die richtigen Versionen der Inhalte verwendet werden.

Kreativsoftware und Bilddatenbanken

Kreativlösungen wie Adobe Creative Cloud sowie externe Bilddatenbanken unterstützen die Erstellung und Beschaffung von Content. Die Integration mit dem DAM ermöglicht Kreativteams den direkten Zugriff auf freigegebene Assets, Metadaten und Markenrichtlinien innerhalb ihrer gewohnten Arbeitsumgebung. Fertige Inhalte können anschließend automatisiert zurück ins DAM gespeichert und für weitere Prozesse bereitgestellt werden.

Middleware-Lösungen zur Datenintegration

Middleware- und Integrationsplattformen verbinden unterschiedliche Systeme innerhalb der Unternehmenslandschaft und orchestrieren den Datenaustausch zwischen ihnen. Sie übertragen Produktdaten, Metadaten, Workflows und Asset-Informationen zwischen DAM, PIM, ERP, CMS und weiteren Anwendungen. Dadurch wird sichergestellt, dass Inhalte und Kontextinformationen über die gesamte Content Value Chain hinweg konsistent, aktuell und automatisiert verfügbar sind.

Technische Voraussetzungen für eine perfekte DAM-Integration

Damit eine DAM-Integration optimal umgesetzt werden kann, muss die Lösung bestimmte technische Voraussetzungen erfüllen.

API-first-Ansatz

Die erste Option, die die Integration des DAM-Systems mit beliebig vielen Umsystemen und Applikationen ermöglicht, ist die API (Application Programming Interface). Sie steuert die Kommunikation zwischen dem DAM und den zu integrierenden Drittlösungen und ermöglicht dafür die Zurverfügungstellung der im DAM verwalteten digitalen Assets. Sharedien verfolgt einen sogenannten API-first-Ansatz, der die Integration der digitalen Assets für sämtliche relevanten Use Cases in den Vordergrund stellt. In der Praxis bedeutet das, dass 100% der Business-Logik im DAM über die API abgebildet und von Drittlösungen genutzt werden kann. Das gewährleistet eine flexible Prozessmodellierung und damit eine optimale Use Case-Abdeckung.

Native Schnittstellen mit Technologiepartnern

Während der API-first-Ansatz die Möglichkeit bietet, Schnittstellen zu allen möglichen Applikationen zu entwickeln, stellt Sharedien zusätzlich eine ganze Reihe an Standardschnittstellen zur Verfügung, um die DAM-Integration zu Lösungen wie Syndigo, Viamedici oder auch der Adobe Creative Suite zu beschleunigen. Damit kann die Time to Value der DAM-Integration erheblich verkürzt werden.

Best Practices: So holen Sie das Maximum aus Ihrer DAM-Integration

Wenn Sie sich für ein neues DAM-System entschieden haben, gilt es, die DAM-Integration genau zu planen und mit dem Implementierungspartner abzustimmen. Dabei sollte besonderes Augenmerk auf die folgenden Aspekte gelegt werden:

Systemübergreifende Workflows

Für eine erfolgreiche DAM-Integration gilt, dass nicht nur DAM-relevante Prozesse wie die Anlage und Bearbeitung von Bildern berücksichtigt und optimiert werden sollten. Auch systemübergreifende Workflows wie die Kampagnenplanung sind notwendig, um das Big Picture nicht aus den Augen zu verlieren. Eine saubere Dokumentation von systemübergreifenden Workflows führt zudem zu einer klaren Anforderungsanalyse von notwendigen Schnittstellen und Kommunikationsregeln zwischen zwei Systemen.

Detaillierter Integrationsplan

Zu einem umfassenden Integrationsplan gehört eine genaue Architekturskizze mit allen relevanten Umsystemen und Datenflüssen. Für jede geplante Schnittstelle muss festgelegt sein:

• welches System für die digitalen Assets und andere beteiligten Datendomänen führend ist,
• ob es eine unilaterale oder bilaterale Schnittstelle braucht,
• welche Business-Logiken und Regeln berücksichtigt werden sollen,
• ob es eine Standardschnittstelle gibt oder ob die Schnittstelle im Zuge der Integration entwickelt werden muss,
• wann die Umsetzung im Rahmen des Integrationsprojekts erfolgen soll,
• wie die Datenqualität außerhalb des DAM sichergestellt werden kann,
• wie die Schnittstelle getestet werden soll.

Automation und KI

Auf Basis des Integrationsplans und der Dokumentation von systemübergreifenden Workflows kann schließlich evaluiert werden, welche Prozesse in Zukunft automatisiert oder KI-gesteuert werden sollen, um manuelle Aufwände und Fehler zu reduzieren, die Time to Market zu verkürzen und die Datenqualität nachhaltig zu steigern. Dabei ist eine sorgfältige Abwägung von Kosten und erwartetem Nutzen wichtig – unsere Experten helfen Ihnen gerne dabei, Ihr KI-Potenzial im DAM zu identifizieren.

Fazit

Die Auswahl des richtigen DAM-Systems ist ein wichtiger erster Schritt, um das Maximum aus Ihren digitalen Assets herauszuholen. Damit jedoch das Potenzial der neuen Lösung auch in der Praxis genutzt werden kann, muss die DAM-Integration die notwendige Voraussetzung dafür schaffen. Eine erfolgreiche DAM-Integration ermöglicht eine reibungslose Steuerung und Automation zentraler Datenflüsse, sichert systemübergreifend die Qualität Ihrer digitalen Assets und sorgt damit für eine optimierte Wertschöpfung von der Content-Erstellung über die Planung von Produktkommunikation und Kampagnen hin zur Auslieferung des fertigen Produkt Contents in alle relevanten Ausgabekanäle.

FAQs

1. Warum ist eine DAM-Integration wichtig?

Eine DAM-Integration ist wichtig, um die Potenziale einer Digital Asset Management-Lösung in eine echte und messbare Wertschöpfung Ihrer digitalen Assets zu übersetzen.

2. In welche komplementären Systemen sollte ein DAM integriert werden?

Eine moderne DAM-Lösung verfolgt einen konsequenten API-first-Ansatz und kann damit in alle relevanten Umsysteme integriert werden. Typische Schnittstellen in der DAM-Integration verbinden das DAM mit dem Produktinformationsmanagement, dem Content Management-System, der Shop-Lösung und Marketing Automation-Applikationen.

Auch Kreativapplikationen wie die Adobe Creative Suite und externe Bilddatenbanken sind typische Integrationsarbeiten während der DAM-Implementierung.

3. Welche technischen Voraussetzungen müssen für eine DAM-Integration geschaffen sein?

Die gewählte DAM-Lösung sollte modernen Softwareprinzipien folgen, um eine nachhaltige und flexible Gesamtarchitektur zu unterstützen. Moderne DAM-Systeme sind Cloud-native SaaS-Lösungen, deren Entwicklung einem konsequenten API-first-Ansatz folgt und die die digitalen Assets über ihre Headless-Architektur nachfolgenden Systemen nahtlos zur Verfügung stellt.

4. Lässt sich Sharedien leicht in bestehende Technologielandschaften integrieren?

Ja, Sharedien ist dank seines API-first-Ansatzes und einer Reihe von Standardschnittstellen zu wichtigen Umsystemen einfach und schnell in die bestehende Technologielandschaft zu integrieren.

5. Worauf muss bei der DAM-Integration geachtet werden?

Eine erfolgreiche DAM-Integration braucht die richtige Vorbereitung: mit detaillierten Architekturplänen und einer sauberen Dokumentation von Datenflüssen und systemübergreifenden Workflows werden die wichtigsten Rahmenbedingungen für eine gelungene DAM-Integration gestellt.

6. Welche Vorteile bietet eine DAM-Integration?

Eine DAM-Integration ermöglicht eine durchgängige Wertschöpfungskette von der Erstellung von Produkt Content aus Produktinformationen, Stammdaten und digitalen Assets über die Planung und Steuerung von Produktkommunikation und Kampagnen bis hin zur tatsächlichen Aussteuerung des Produkt Contents in alle wichtigen Ausgabekanäle.

Damit können Marketingprozesse erheblich beschleunigt, die Time to Market verkürzt und manuelle Aufwände reduziert werden.

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