Produkt­informations­management (PIM)

1.    DAM vs. PIM: Wer macht was?

Digital Asset Management-Systeme (DAM-Systeme) haben die primäre Aufgabe, unstrukturierte digitale Inhalte wie Bilder, Videos, Grafiken und auch Dokumente zu verwalten und bereitzustellen. Product Information Management-Systeme (PIM-Systeme) hingegen managen und pflegen strukturierte Produktdaten und stellen sie den nachgelagerten Lösungen wie E-Commerce oder CMS bereit. Zu diesen Produktdaten gehören beschreibende Informationen wie Größe, Gewicht, Farbe oder Material, Marketingtexte – und eben auch Produktbilder. Wozu braucht es dann eigentlich noch ein extra DAM-System? In diesem Artikel stellen wir Ihnen die wichtigsten Unterschiede zwischen PIM und DAM vor und erklären, für wen es sich lohnt, in beide Softwaredisziplinen zu investieren und worauf geachtet werden muss, um den ROI beider Systeme zu maximieren.

2.    Das Wichtigste zusammengefasst

• Unterschiedliche Systeme, unterschiedliche Ziele: Entlang der digitalen Wertschöpfungskette von Unternehmen erfüllen PIM und DAM ganz unterschiedliche Zwecke. Während PIM dafür sorgt, dass jeder Kanal mit den richtigen Produktinformationen versorgt wird, schafft DAM die Grundlage für einen erfolgreichen Markenaufbau und einzigartige Produkterlebnisse an jedem Touchpoint.
• Product Experience Management: Product Experience Management beschreibt die Applikationskette und den Data Flow, die die Basis bilden für eine auf Customer Experience optimierte Produktkommunikation. In diesem Artikel wird erklärt, wie sich PIM und DAM komplementär in dieses Konzept einbetten.
• Erfolgreich Synergien schaffen: Welche Voraussetzungen für ein optimales Product Experience Management geschaffen sein müssen, beschreiben wir in unseren Best Practices – erfahren Sie, warum es neben der richtigen Systemauswahl auch auf eine perfekte Integration der Lösungen ankommt!

Tipp: Betrachten Sie Softwarelösungen nie isoliert – besonders nicht im Datenmanagement. Daten werden in unterschiedlichen Formen überall im und außerhalb des Unternehmens benötigt, weshalb es auf eine sorgfältige Planung und Konzeption der Information Supply Chain ankommt.

3.    Was ist PIM

Ein PIM-System ist eine zentrale Plattform zur Verwaltung, Anreicherung und Verteilung aller produktbezogenen Informationen eines Unternehmens. Ziel eines PIM ist es damit, sämtliche Produktdaten an einem Ort zu konsolidieren, um sie kanalübergreifend konsistent und aktuell bereitzustellen – von Onlineshops und Marktplätzen über Printkataloge bis hin zu mobilen Apps und Partnernetzwerken.

PIM-Systeme unterstützen Unternehmen dabei,

• ihre Datenqualität nachhaltig zu optimieren,
• ihre Time-to-Market zu verkürzen und
• den manuellen Aufwand in Produktmanagement, Marketing und Vertrieb zu reduzieren.

Für viele Unternehmen ist ein PIM die Single Source of Truth für Produktinformationen – und damit ein zentraler Erfolgsfaktor für effiziente Produktkommunikation, Omnichannel-Commerce und nachhaltiges Wachstum.

4.    Die wichtigsten Vorteile von PIM-Systemen

Ein modernes PIM-System bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen jeder Größe und Branche. Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick sind:

1. Zentrale Datenhaltung: Alle Produktdaten werden an einem Ort vorgehalten, Dubletten und widersprüchliche Informationen werden vermieden.
2. Konsistente Produktkommunikation: Es werden einheitliche Informationen über alle Kanäle und Touchpoints hinweg genutzt.
3. Effizientere Prozesse: Automatisierte Workflows verkürzen Freigabe- und Veröffentlichungszeiten.
4. Schnellere Time-to-Market: Neue Produkte können deutlich schneller auf den Markt gebracht werden.
5. Einfache Lokalisierung & Übersetzung: Märkte und Sprachen lassen sich zentral verwalten.
6. Höhere Datenqualität: Validierungen und Regeln verhindern fehlerhafte oder unvollständige Produktdaten.
7. Bessere Customer Experience: Hochwertige Produktdaten und kanalgerechte Beschreibungen bilden die Basis für personalisierte Kauferlebnisse.
8. Höhere Conversion: Eine zielgerichtete und ansprechende Produktkommunikation steigert die Konversionsrate und den Umsatz.

5.    DAM und PIM im Direktvergleich

Vergleicht man Digital Asset und Product Information Management direkt miteinander, dann liegt der wohl wichtigste Unterschied in den grundlegenden Prinzipien beider Softwaredisziplinen. Im PIM-System liegt der Fokus auf ein spezielles Produkt und es sammelt alle zu diesem einen Produkt gehörende Daten. Im DAM-System hingegen liegt der Fokus auf den individuellen Medieninhalten. Welches Produkt darin gezeigt wird oder zu welcher Kampagne es gehört, ist dem Datenobjekt selbst erst einmal nachgelagert. Aus diesem Grund kommen herkömmliche Bilddatenbanken mit ihren starren Ordnerstrukturen auch schnell an ihre Grenzen – sie priorisieren den Zweck des Objekts und nicht das Objekt selbst. Wie moderne DAM-Systeme diese Limitationen durchbrechen, beschreibt dieser Blogartikel im Detail.

Neben diesem Kernansatz gibt es aber auch wesentliche Unterschiede zwischen den verwalteten Daten selbst. Während PIM-Systeme strukturierte Daten verwalten, werden DAM-Systeme dafür entwickelt, unstrukturierte Daten effizient zu verwalten und zu verteilen.

Der Unterschied zwischen strukturierten und unstrukturierten Daten

Unter strukturierten Daten versteht man Informationen, die sich beispielsweise in eine Tabelle schreiben lassen. Attributen wie Farbe lassen sich somit einfach und eindeutig die entsprechenden Werte wie gelb zuordnen. Unstrukturierte Daten hingegen sind Objekte wie Bilder, Videos, Audiodateien, Grafiken oder Logos. Sie sind nicht ohne weiteres les- und interpretierbar, ähnlich wie eine Black Box. Dadurch wird auch die Aufgabe der Verwaltung und Pflege eine ganz andere – es stellt sich die Frage: Wie schaffe ich es, dieses Objekt so zu beschreiben und zu hinterlegen, dass nachfolgende Applikationen genau wissen, was sich darin befindet?

DAM-Systeme lösen das mithilfe sogenannter Metadaten. Sie übernehmen die Aufgabe, den Inhalt, die Form und die Herkunft der eigentlichen Daten (also der Medienobjekte) eindeutig zu beschreiben. Wichtig hierbei ist wie auch bei strukturierten Daten im PIM-System, dass die Metadaten beziehungsweise die Attributwerte einer übergreifenden Strategie folgen, denn sie bilden die Basis für spätere Such- und Filterfunktionen. Je inkonsistenter, fragmentierter und uneindeutiger die Werte zugeordnet sind, desto schlechter die Suchergebnisse – damit haben diese Strukturen auch eine direkte Auswirkung auf die Produktperformance im Online-Shop oder auf dem Online-Marktplatz. Moderne DAM-Systeme nutzen hier die vielen Möglichkeiten, die ihnen die KI bietet – von der automatischen Verschlagwortung von Bilddaten über leistungsstarke KI-Suchen eliminieren diese Lösungen die Schwächen ineffizienter und fehlerhafter Suchfunktionen.

Zusatzfunktionen für effektiven Product Content

Neben der reinen Datenverwaltung bieten sowohl DAM-Systeme als auch PIM-System zusätzliche Funktionen, die ein effektives Product Content Management unterstützen. Das tun sie entweder über eigene Funktionsbereiche oder über Anbindungen an entsprechende Tools. PIM-Systeme verwalten und pflegen beispielsweisen neben den reinen Produktdaten auch Marketingtexte für unterschiedlichste Kanäle. Der Vorteil davon ist, dass Änderungen an einem Produkt direkt zentral gepflegt und anschließend automatisch in allen Kanälen gleichzeitig aktualisiert werden können. KI-Tools können Produktmanager und Marketingteams in der Erstellung dieser Marketingtexte unterstützen. Darüber hinaus bieten die meisten PIM-Systeme Übersetzungsoptionen, um unterschiedliche Märkte automatisch zu bespielen.

Moderne DAM-Systeme wiederum bieten ebenfalls eine ganze Reihe von hilfreichen Funktionen, die Marketing- und E-Commerce-Verantwortliche deutlich entlasten. Beispielsweise helfen Digital Rights Management-Funktionen dabei, die Nutzungslizenzen von Bildern und Videos im Auge zu behalten. Workspaces bieten Kreativteams gemeinsame Arbeitsbereiche für die Erstellung von Kampagnen- und Brand-Assets. Darüber hinaus gibt es eine Vielzahl von KI-Tools, die beispielsweise automatisch Bilder bearbeiten und in relevante Formate und andere Derivate ablegen können. KI-basierte Suchfunktionen und automatisiertes Tagging unterstützen außerdem bei der schnellen Lokalisierung von benötigtem Material beziehungsweise bei der Datenpflege.

PIM oder DAM? Warum es beides braucht!

Das zeigt: Um effektiv arbeiten zu können, brauchen Produktmanagement, Marketing, Vertrieb, E-Commerce und Kundenservice beides – sowohl DAM als auch PIM. Man kann sich die beiden Disziplinen ein bisschen wie die rechte und linke Gehirnhälfte vorstellen: Das PIM ist wie die linke Gehirnhälfte eher faktenbasiert, rational und analytisch und das DAM bringt als rechte Gehirnhälfte die Kreativität, die Emotion und das Visuelle in die Produktkommunikation. Um die richtige Information zum richtigen Empfänger zur richtigen Zeit, in der richtigen Tonalität und im richtigen Kontext zu bringen, braucht es immer beide Disziplinen.

6.    Produktinformationen zentral steuern – das leistet ein PIM-System

Um die Zusammenhänge noch ein wenig deutlicher zu machen, wollen wir im Folgenden beschreiben, wie sich PIM und DAM in das übergeordnete Product Experience Management einbetten. Als PXM wird die gesamte digitale Wertschöpfungskette beschrieben, die dafür notwendig ist, um in den Touchpoints mit den Kunden eine möglichst optimale Customer Experience zu schaffen. PIM und DAM bieten in dieser Applikationskette die absolute Grundlage, denn hier werden die granularen Bestandteile der Produktkommunikation importiert beziehungsweise erstellt, in die notwendige Qualität gebracht und zu verkaufsfördernden Product Content miteinander vernetzt.

Syndication

Syndication sorgt dafür, dass dieser gebrauchsfertige Product Content in den richtigen Kanälen landet. Welche das sind, richtet sich nach den Kommunikationszielen des jeweiligen Unternehmens. Für Herstellermarken können das eigene Social Media Channels wie Instagram und TikTok sein, der eigene Online-Shop, ein Produktkatalog und auch Handelspartner und Online-Marktplätze wie Amazon oder MediaMarkt. In manchen Branchen sind auch globale Datenpools wie das GDSN für die Lebensmittelindustrie relevant. Händler haben typischerweise etwas andere Kanallandschaften – Online-Shops, Marktplätze, Apps und teilweise aber auch Social Media sind auch hier sehr relevant.

Digital Shelf Analytics

Während der eigene Online-Shop oder die eigene App es dem Marketing- und E-Commerce-Team einfach machen, die Performance der einzelnen Produkte zu messen, ist das Monitoring auf Händlerseiten nicht ganz so einfach. Spezielle Digital Shelf Analytics-Tools unterstützen Brands, indem sie die relevanten Metriken aus den Handelsplattformen herauslesen und teilweise auch mit der Performance der direkten Wettbewerber vergleichen. Darüber hinaus lassen sich auch Kundenbewertungen analysieren und die Preisbildung beobachten. Das gibt Brands die Möglichkeit, mehr Kontrolle über ihre Produktkommunikation im Handel zu bekommen und ihren Absatz durch Optimierungsmaßnahmen positiv zu beeinflussen.

Order Management

Gerade für Unternehmen mit einer komplexen Vertriebsstruktur ist das Order Management enorm wichtig, um Kundenbestellungen effizient und zuverlässig abzuwickeln – und das von der Bestellauslösung über das Inventarmanagement in Verbindung mit dem ERP hin zur Auslieferung über verschiedene Versanddienstleister. Damit sind Order Management Systeme auch essenziell für die Kundenzufriedenheit.

Für wen ist PXM geeignet?

Die skizzierte digitale Wertschöpfungskette ist vor allem relevant für Unternehmen mit komplexen oder wachsenden Produktstrukturen und Vertriebsstrategien. Je mehr Produkte und je mehr Kanäle desto größer ist der Business Value, den saubere PXM-Prozesse generieren können – und das gilt sowohl für die Industrie als auch für den Handel.

7.    Praxisbeispiele: Wie PIM-Systeme in der Praxis echten Mehrwert schaffen

Richtig implementiert und integriert ist PIM weit mehr als nur eine Datenbank und sorgt für eine nahtlose Produktkommunikation in verschiedensten Unternehmensbereichen:

E-Commerce: zentrale Produktdaten für alle Kanäle

Mit einem PIM werden Produktinformationen automatisch in alle Shopsysteme, Marktplätze und mobilen Apps ausgespielt – inklusive Marketingtexten und Übersetzungen. Damit wird der manuelle Pflege- und Distributionsaufwand reduziert, Aktualisierungen werden in Echtzeit ausgespielt und es kann generell eine höhere Datenqualität gewährleistet werden.

Marketing: konsistente Markenkommunikation

Marketingteams nutzen PIM, um lokalisierte Produktbeschreibungen zu pflegen und Kampagnen-Assets mit Produkttexten, technischen Attributen und Lifestylebildern zu verknüpfen. So entstehen kanalübergreifend konsistente Botschaften, was sich positiv auf Customer Journeys und die Markenbildung auswirkt.

Industrie & B2B: technische Daten und Compliance

Hersteller und Zulieferer verwalten komplexe technische Datenblätter, Zertifikate und Variantenstrukturen im PIM. So stellen sie sicher, dass Distributoren, Händler und Endkunden immer Zugriff auf aktuelle und rechtskonforme Produktinformationen haben.

8.    Implementierung, Kosten und ROI eines PIM-Systems

Den potenziellen Mehrwerten und Vorteilen eines PIM-Systems stehen jedoch immer auch Investitionsfragen gegenüber. Neben den Beschaffungskosten müssen dabei insbesondere die Implementierungsaufwände berücksichtigt werden, die sowohl intern anfallen als auch bei externen Integrationspartnern.

Kosten

Die Kosten für ein PIM-System können sehr unterschiedlich sein. Von kostenfreien Community-Editions oder Open-Source-Anwendungen bis hin zu fünfstelligen monatlichen Lizenzkosten kommt es ganz darauf an, wie viele Datensätze verwaltet werden sollen, wie viele Nutzer lesenden oder schreibenden Zugriff auf das PIM haben sollen und welche Nutzungsparameter für das Cloud Environment vereinbart werden.

Implementierungsaufwand

Auch beim Implementierungsaufwand gibt es keine Pauschalantwort, denn dieser hängt maßgeblich davon ab, ob es sich um eine Neueinführung oder um einen Systemwechsel handelt, wie die Qualität der Ursprungsdaten beschaffen ist, wie die Prozesslandschaft aussieht und welche Integrationen in vor- und nachgelagerte Systeme berücksichtigt werden müssen.

Auch die Komplexität von Rollen- und Berechtigungskonzepte, die Datenmodellierung und Schulungen, Change-Management und das Testing beeinflussen den Implementierungsaufwand enorm. Da ist es nicht weiter verwunderlich, dass manche Unternehmen ein PIM-System innerhalb weniger Wochen einführen während andere bis zu drei Jahre dafür benötigen.

Return on Investment

Entsprechend unterschiedlich wird auch der ROI für PIM-Projekte ausfallen. Zudem hängt er stark von Zielen der Projektverantwortlichen ab. Ob Datenqualität, Go-to-Market, betriebliche Effizienz, mehr Umsatz oder weniger Retouren: Eine Bezifferung der Kosten, die durch ein PIM eingespart oder der Mehrgewinne, die durch den Einsatz eines PIM-Systems erzielt werden können, ist sehr schwierig und abhängig von vielen unterschiedlichen Faktoren.

Dennoch ist diese Aufgabe unerlässlich für Projektverantwortliche, um sich die Investitionszusagen aus dem Management sowie die Rückendeckung von Stakeholdern einzuholen. Umso wichtiger ist ein präzises Scoping des Projekts, das alle wichtigen Parameter abdeckt.

9.    Best Practices für nachhaltige PXM-Datenprozesse

Ziel der PIM-Implementierung muss sein, die Potenziale, die das PIM-System eröffnet, möglichst effektiv auzuschöpfen. Für die Implementierung ergeben sich daraus einige Erkenntnisse, wie Unternehmen ihre eigene PXM-Strategie definieren und umsetzen sollten:

1. IT-Landkarte: Im ersten Schritt ist wichtig, sich einen Überblick über die bestehenden Softwaresysteme zu verschaffen.
2. Datenprozesse: Auf Basis dieser IT-Landkarte lassen sich die übergreifenden Datenprozesse darstellen – wo lang fließen die Datenströme? Wer ist für was verantwortlich?
3. Ziele: Welche Ziele haben Produktmanagement, Vertrieb, E-Commerce, Marketing und Kundenservice? Müssen Erwartungen und Strategien aus dem C-Level berücksichtigt werden?
4. Anforderungen: Welche Anforderungen ergeben sich aus den Zielen und dem aktuellen Tagesgeschäft an die einzelnen Softwaresysteme, Daten und Prozesse?
5. Priorisierung: Aus den vorangegangenen Überlegungen entstehen typischerweise eine Reihe von ersten Handlungsempfehlungen wie zum Beispiel Software-Evaluationen oder Prozessoptimierungen. Diese gilt es in eine sinnvolle zeitliche Abfolge zu bringen, um Synergieeffekte zu nutzen und dringende Anliegen vorzuziehen.

PIM & DAM : Das PXM Dream Team

Dieser Artikel hat vor allem eines sehr deutlich gemacht: PIM und DAM gehören untrennbar zusammen, um Produkte auf den unterschiedlichen Verkaufsflächen optimal darzustellen. Während manche Softwareanbieter sich dazu entscheiden, beide Disziplinen abzudecken, ziehen wir es vor, mit den besten PXM-Technologien auf dem Markt zusammenzuarbeiten und gemeinsame Schnittstellen zu entwickeln, um unseren Kunden die größtmögliche Power für Ihre Produktdaten zu bieten. Aus diesem Grund hat Sharedien eine native Integration mit dem PXM Leader Syndigo , Viamedici und weiteren PIM Herstellern realisiert, um für unsere gemeinsame Kunden eine durchgängige und hochperformante digitale Lieferkette zu schaffen.

Tipp: Schauen Sie sich die Aufzeichnung des gemeinsamen Webinars mit Syndigo zum Thema Customer Experience as a Service an!

10.    Fazit und Handlungsempfehlungen

Kann man Produktbilder im PIM verwalten? Natürlich – aber für eine sinnvolle und flexible Verwaltung und Nutzung von Medien-Assets aller Art braucht es ein echtes Digital Asset Management. Erst in der Kombination von PIM mit DAM können Unternehmen ihre PXM-Prozesse so gestalten, dass die Customer Experience in allen relevanten Kanälen nachhaltig und effektiv optimieren.

Wollen Sie mehr wissen?

Unsere Experten für DAM stehen Ihnen gerne Rede und Antwort – treten Sie gleich mit ihnen in Kontakt!

11.    Häufige Fragen (FAQ) zum Thema PIM

1.     Was ist der Unterschied zwischen PIM und ERP?

Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) verwaltet primär kaufmännische und logistische Informationen – etwa Lagerbestände, Preise oder Bestellungen.
Ein PIM-System konzentriert sich dagegen auf produktbezogene Informationen für Marketing und Vertrieb, z. B. Texte, Bilder, Attribute oder Übersetzungen.

2.     Warum reicht Excel nicht für das Produktdatenmanagement?

Auch wenn sich Excel nach wie vor im Unternehmensalltag größter Beliebtheit erfreut, stößt das Tabellenkalkulationsprogramm bei wachsendem Produktportfolio schnell an seine Grenzen: fehlende Datenvalidierung, keine automatisierte Syndizierung von Produktdaten, unklare Versionierungen und mangelnde Skalierbarkeit – Excel ist für das Produktdatenmanagement eindeutig keine zukunftsfähige Lösung.

3.     Welche Datenobjekte werden in einem PIM-System verwaltet?

PIM-Systeme verwalten produktbezogene Informationen wie Produktname, Marke, Produktbeschreibung, Marketingtexte, technische Daten und Attribute wie Größe, Farbe, Gewicht, Material oder Inhaltsstoffe. Auch Produktbilder oder Dokumente wie Zertifikate und Benutzerhandbücher können in einem PIM verwaltet werden. Je nach Produktart und -sortiment braucht es ein geeignetes Datenmodell, das all diese Spezifikationen verwalten kann.

4.     Wie integriert sich PIM mit anderen Systemen?

Moderne PIM-Systeme verfügen über API-First-Architekturen und Standardkonnektoren zu benachbarten Applikationen wie ERP-, DAM-, CMS-, und Shopsystemen. Dadurch kann ein durchgängiger Datenfluss entlang der Product Experience Management (PXM)-Kette mit reduziertem Aufwand gebildet werden.

5.     Für wen lohnt sich ein PIM-System?

Ein PIM-System lohnt sich für alle Unternehmen mit einer hohen Anzahl von Produkten, Kanälen oder Märkten – vom mittelständischen Hersteller bis zum internationalen E-Commerce-Player. Je komplexer die Produktwelt, desto höher der Nutzen eines zentralen PIM-Systems.