Bilddatenbank vs. Digital Asset Management

In Zeiten explodierender Medienbestände benötigen Unternehmen mehr Funktionen, als herkömmliche Bilddatenbanken bieten. Was DAM-Systeme im Vergleich leisten, zeigen wir Ihnen hier.

Das Problem mit den vielen Mediendateien

Ob für die Produkt- oder Unternehmenskommunikation – Medieninhalte wie Bilder und Videos sind unverzichtbar und oft teuer oder aufwendig produziert. Umso überraschender ist es, wie unsystematisch sie vielerorts noch verwaltet werden: Die Dateien liegen in Cloud-Speichern in verschachtelten Ordnerstrukturen, in der Mediengalerie des CMS oder über verschiedene Abteilungen hinweg auf persönlichen Netzlaufwerken. Wer eine bestimmte Datei benötigt oder einen konkreten Inhalt sucht, muss sich also zunächst durch unterschiedliche Speicherorte kämpfen oder ist auf Dritte angewiesen – mal mit mehr, mal mit weniger Erfolg. Und ist das benötigte Bild schließlich gefunden, beginnt erst die eigentliche Arbeit: Version prüfen, Nutzungsrechte klären, passende Formate generieren, Freigaben einholen und so weiter.

Eine zentrale Bilddatenbank kann helfen, diesem Flickenteppich an Ablagesystemen entgegenzuwirken. Doch bei Zehntausenden von Bildern und Mediendateien stoßen auch Bilddatenbanken schnell an ihre Grenzen: Die manuelle Pflege wird zunehmend aufwendig, und die Auffindbarkeit der Inhalte leidet. Ein DAM-System, das im Kern nichts anderes als eine hochfunktionale Weiterentwicklung der klassischen Bilddatenbank ist, schafft hier Abhilfe.

Das Wichtigste zusammengefasst

• Bilddatenbanken stoßen früher oder später an Grenzen: Je nach Branche und Unternehmensgröße mag eine klassische Bilddatenbank für die Verwaltung von Medieninhalten noch ausreichen. Angesichts des wachsenden Content-Bedarfs in der Unternehmens- und Produktkommunikation geraten solche Lösungen jedoch schnell an ihre Grenzen. Der manuelle Aufwand ist hoch, und eine verlässliche Ordnung lässt sich auf Dauer kaum aufrechterhalten.
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• Ein DAM-System ist mehr als ein Medienarchiv: Ein Digital Asset Management-System ist weit mehr als ein Ablageort für Bilder und Videos. Die heutigen Systeme sind darauf ausgelegt, den gesamten digitalen Asset-Bestand eines Unternehmens zu verwalten und alle Prozesse rund um die Content-Bereitstellung – etwa mit Automatisierungen und zusätzlichen Managementfunktionen (z. B. für Rollen und Rechte, Workflows, Workspaces) – zu unterstützen.
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• DAM ist eine prozessorientierte Softwaredisziplin: Moderne DAM-Systeme sind in der Lage, den gesamten Lebenszyklus eines digitalen Assets abzubilden – von der Erfassung und Organisation im System über die Weiterverarbeitung bis hin zur markenkonformen und rechtssicheren Distribution. Ihren vollen Nutzen entfalten sie, wenn sie nahtlos in die Systemlandschaft und Medienflüsse integriert und eng in die Arbeitsweisen eingebunden sind.‍

Was ist eine Bilddatenbank?

‍Als Bilddatenbank werden weitgehend Systeme bezeichnet, die als Speicherort für digitale Medieninhalte dienen und Struktur und Ordnung in den Bestand bringen sollen – der Fokus liegt also auf der Verwaltung und Organisation der Dateiem. Die Bandbreite solcher Bilddatenbanken reicht von schlanken Archivlösungen für private Bildbestände bis hin zu funktionsreicheren Plattformen für Unternehmen, wo sie vor allem in Marketingabteilungen zum Einsatz kommen.

Typische Use Cases für eine Bilddatenbank

• Marketing & Content Operations
• Interne Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit
• Produktmanagement und Vertriebsunterstützung

Vor- und Nachteile einer klassischen Bilddatenbank im Unternehmen

Für Unternehmen mit überschaubaren Medienbeständen und klar definierten Anwendungsfällen kann eine klassische Bilddatenbank völlig ausreichend sein. Der Vorteil einer solchen Lösung liegt vor allem in ihrer Einfachheit. Bilddatenbanken konzentrieren sich auf die Archivierung von Inhalten und lassen sich mit einem vergleichsweise geringen Aufwand (organisatorisch, technisch wie finanziell) einsetzen. Mit zunehmender Anzahl an Assets, Anforderungen und Beteiligten stoßen solche Systeme jedoch an ihre Grenzen. Häufig schränken die Metadatenmodelle die Suchmöglichkeiten ein oder es fehlen Schnittstellen zu anderen Softwareprogrammen, was neue manuelle Aufwände verursacht. Mit dem Wachstum werden zudem immer mehr Funktionen und Automatismen erforderlich, die den Workload und Workflow umfassend unterstützen.

Die Evolution der DAM-Systeme

Die Ursprünge der Digital Asset Management (DAM)-Systeme liegen in den 1990er-Jahren, als digitale Medienarchive für Verlage, Medienhäuser, Nachrichtenagenturen und Werbeagenturen entwickelt wurden. Mit der fortschreitenden Digitalisierung und der zunehmenden Menge an digitalen Inhalten wurden sie für ein breiteres Publikum interessant und – wie alle Softwarelösungen – an die Wünsche und Anforderungen der Unternehmen angepasst. Ursprünglich dienten DAM-Systeme vor allem dazu, die Verwaltung und Pflege von Bildern, Videos, Layout-Dateien und Kampagnenmaterial zu unterstützen. Heute sind sie zentrale Marketingtools und fungieren als Single Source of Truth für sämtliche digitalen Assets eines Unternehmens.

Bilddatenbank versus DAM-System

• ‍Ein DAM-System verwaltet mehr als nur Bilder
  Bilddatenbanken konzentrieren sich auf Bild- und Videodateien wie JPG, TIFF oder MP4. DAM-Systeme ermöglichen es dagegen, den gesamten Asset-Bestand – von klassischen Medieninhalten bis hin zu Layout-Dateien (z. B. InDesign, Photoshop), 3D-Modellen, Packshots, Zertifikaten und vielem mehr – zentral abzubilden. So wird eine konsistente Verwaltungspraktik sichergestellt und eine Single Source of Truth für alle Use Cases geschaffen.‍
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• Ein DAM-System ist mehr als ein Archiv
  Bilddatenbanken dienen vor allem der Ablage. DAM-Systeme sind dagegen echte Marketingtools und mit Funktionen ausgestattet, die nicht nur die Verwaltung und Pflege, sondern auch die Bereitstellung von Inhalten unterstützen – sowohl intern als auch mit Blick auf Geschäftspartner und Kommunikations- und Vertriebskanäle. Aufgaben wie Verschlagwortung, Zuschnitt oder Formatierung lassen sich automatisieren.‍
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• Ein DAM-System ist interoperabel
  Klassische Bilddatenbanken stehen oft isoliert und sind nur eingeschränkt mit anderen Systemen nutzbar. Moderne DAM-Systeme integrieren sich dagegen nahtlos in die bestehende Systemlandschaft, können über APIs mit anderen relevanten Systemen (wie etwa PIM, ERP, E-Commerce) kommunizieren und Anwendungen wie die Adobe Creative Cloud über Plugins flexibel anbinden. Dadurch werden Kreativprozesse zentraler, einfacher und die Medienflüsse beschleunigt. 

Die wichtigsten Gründe für ein DAM-System

1. Unüberschaubar wachsende Medienbestände
   Die Menge an digitalen Inhalten, die Unternehmen verwalten müssen, steigt kontinuierlich. Ohne eine zentrale Verwaltungsplattform wie ein DAM-System bleiben viele Assets ungenutzt. DAM-Systeme sind zudem mit einer leistungsstarken, zunehmend auch KI-gestützten Suchfunktion ausgestattet, sodass der Asset-Bestand auch inhaltsbasiert und in natürlicher Sprache durchsucht werden kann. Mehr zur KI-gestützten Suchfunktion in Sharedien erfahren Sie hier: LINK‍
2. Fokus auf Effizienz
   Die manuelle Verwaltung und Pflege digitaler Assets ist zeitaufwendig. Moderne DAM-Systeme automatisieren daher wiederkehrende Arbeitsschritte: Sie erkennen Bildinhalte und Text (OCR), generieren automatisch Schlagworte und Metadaten und können Derivate für unterschiedliche Use Cases, Empfänger und Kanäle erstellen und ausleiten.
3. Steigender Bedarf an Creative Content
   Gerade in den Kreativprozessen sind oft viele Personen eingebunden, Interne wie Externe. DAM-Systeme bieten eine zentrale Arbeitsgrundlage mit Workspaces, integriertem Workflow-Management sowie einem differenzierten Rollen- und Rechtemanagement – und sorgen so für reibungslose Abläufe.
4. Rechtssicherheit
   Abgelaufene Lizenzen, fehlende Urheberangaben oder Verstöße gegen Nutzungsrechte können hohe Kosten verursachen. Moderne DAM-Systeme verfügen daher über Digital Rights Management-Funktionen und geben beispielsweise Warnhinweise vor Ablaufdaten, um sicherzustellen, dass nur rechtlich einwandfreie Assets verwendet werden.

Best Practices für den Einsatz eines DAM-Systems

Ein Digital Asset Management-System ist kein Selbstzweck und erfordert Weitsicht in der Implementierung. Zentrale Grundlage ist eine Metadatenstrategie, die die Terminologie und Struktur festlegt, nach der die Dateien im System organisiert werden. Darüber hinaus sind Governance-Konzepte wichtig, die den korrekten Umgang mit dem System im Arbeitsalltag sicherstellen. Dazu gehören klare Anleitungen für Power User ebenso wie allgemeinere Schulungen in den Bereichen Data Literacy und KI.

Ebenso zentral ist die technische Integration in die bestehende Systemlandschaft. Schnittstellen zu Content-Management-Systemen, PIM- oder ERP-Lösungen, Kreativtools oder E-Commerce-Plattformen sorgen dafür, dass die digitalen Assets immer genau dort verfügbar sind, wo sie benötigt werden. Deshalb sollte nicht nur die Auswahl der Lösung und des Anbieters, sondern auch die Wahl des Integrators gut überlegt sein.

• Entwickeln Sie anhand Ihrer aktuellen und zukünftigen Anforderungen eine Metadatenstrategie mit Taxonomien und Terminologie.
• Integrieren Sie das System mit Blick auf die Medienflüsse und Kontaktpunkte im gesamten Asset-Lebenszyklus – von der Erstellung über die Nutzung bis zur Archivierung.
• Definieren Sie klare Rollen, Verantwortlichkeiten und Prozesse für den Systemeinsatz.
• Bieten Sie Schulungen und Anleitungen für den Umgang mit dem Asset-Bestand an.
• Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in Implementierung und Weiterentwicklungsprozesse ein.

Fazit

Heute braucht es weit mehr als eine reine Speicherlösung für Mediendateien. Mit einem DAM-System können Sie den Asset-Bestand Ihres Unternehmens zentral und kontrolliert bereitstellen und Ihre Marketing- und Kreativteams optimal in ihrer Arbeit unterstützen.

Sie denken über die Einführung eines DAM-Systems nach? Wir beraten Sie gerne.

FAQ

1. Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich ein DAM-System?

Ein DAM-System lohnt sich, sobald Medienbestände und Content-Prozesse spürbar unübersichtlich oder ressourcenaufwendig werden – unabhängig von der Unternehmensgröße. Entscheidend sind Menge, Vielfalt und Nutzungshäufigkeit der Assets, nicht die Anzahl der Mitarbeitenden.

2. Welche Dateitypen können in einem DAM-System wie Sharedien verwaltet werden?

DAM-Systeme unterstützen alle gängigen Medienformate sowie komplexe Dateien wie 3D-Modelle, Layout-Dateien, Präsentationen, Dokumente oder Zertifikate. Der gesamte digitale Asset-Bestand eines Unternehmens kann zentral abgebildet und gesteuert werden.

3. Welche Rolle spielt KI in modernen DAM-Systemen wie Sharedien?

KI ermöglicht ein ganz neues Maß an Automatisierung. In DAM-Systemen gehört dazu beispielsweise die automatische Verschlagwortung von Assets mit Metadaten oder die Generierung passender Derivate. Mit KI und dem Sharedien DAM können Sie außerdem in natürlicher Sprache nach passenden Bildinhalten suchen (Content-based Search), die Ähnlichkeitssuche nutzen (Similarity Search) und dank OCR auch Text in Bildern gezielt finden. Erfahren Sie mehr zur AI Search in Sharedien in diesem Blog: LINK

4. Wie lässt sich ein DAM-System nahtlos in bestehende Systemlandschaften integrieren?

Über APIs – also moderne Schnittstellen. Standardisierte APIs vereinfachen die Implementierung deutlich, da keine individuellen Integrationen mehr entwickelt und programmiert werden müssen. Im Vergleich zu früheren Schnittstellen bleiben Unternehmen damit deutlich flexibler in ihrer technischen Ausstattung.